Як оцифрувати трудову книжку через державні сервіси

Оцифрування трудової книжки — це передача даних про трудову діяльність людини у цифровий формат, щоб надалі оформлення пенсії, довідок і перевірка стажу не вимагали паперових документів.

Які документи потрібні для оцифрування трудової книжки

Щоб розпочати процес, підготуйте оригінали і якісні копії всіх документів, що підтверджують трудову діяльність:

• Паперова трудова книжка з усіма записами та сторінками.
• Паспорт громадянина України або ID-картка.
• РНОКПП (ідентифікаційний код).
• Документи про зміни ПІБ, якщо такі були (свідоцтво про шлюб, розлучення, зміну імені).
• Додаткові документи, якщо є неофіційні записи або періоди роботи, не зазначені у трудовій (довідки, накази, архівні виписки).

Як підготувати копії для подачі онлайн

Скануйте або фотографуйте всі сторінки трудової книжки, включно з першою (особові дані), записами про прийом, переведення, звільнення, суміщення, а також титульну сторінку. Дотримуйтеся таких правил:

• Використовуйте сканер або смартфон з камерою не менше 8 Мп.
• Зображення мають бути чіткими, без відблисків, всі кути сторінки — у кадрі.
• Файли зберігайте у форматі JPG або PDF; оптимальний обсяг — до 2 Мб кожен.
• Окремо зберігайте фото/скани додаткових документів.

Важливо: якщо у трудовій книжці є виправлення, закреслення або нечитабельні записи, підготуйте заяву з поясненням та, за можливості, підтверджуючі документи.

Як створити електронний кабінет на порталі Пенсійного фонду

Оцифрування трудової книжки здійснюють через особистий кабінет на офіційному веб-порталі Пенсійного фонду України (ПФУ). Для реєстрації потрібен:

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — можна отримати у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.
• Або BankID — авторизація через Приват24, monobank, Ощадбанк, ПУМБ та інші банки.

Після входу до кабінету оберіть розділ “Відомості про трудову діяльність” або “Електронна трудова книжка”.

Які дані потрібно внести при оцифруванні

У кабінеті відкрийте форму для подачі скан-копій документів. Обов’язково додайте:

• Скан або фото титульної сторінки трудової книжки та всіх сторінок із записами.
• Скан або фото паспортних даних та ідентифікаційного коду.
• Додаткові документи про стаж — якщо у трудовій є прогалини або неофіційні періоди.
• Заяву в електронному вигляді (формується автоматично на порталі), де підтверджуєте правильність даних і даєте згоду на обробку інформації.

Після завантаження файл перевіряється на відповідність вимогам системи — якщо є помилки, система попередить про це.

Як подати документи через роботодавця

Роботодавець має право подати ваші документи для оцифрування замість вас, але це не є обов’язком. Для цього:

• Працівник надає роботодавцю письмову заяву на передачу копій трудової книжки до ПФУ.
• Відповідальна особа сканує трудову книжку, завантажує її до корпоративного кабінету на порталі ПФУ та підписує КЕП.
• Працівнику повідомляють про завершення процедури.

Як перевірити статус оцифрування та виправити помилки

Після подачі документів статус заяви можна відстежити в особистому кабінеті ПФУ. Можливі статуси:

• “Прийнято до розгляду” — документи надійшли до ПФУ.
• “В обробці” — дані перевіряють фахівці.
• “Прийнято” — дані внесено, відображаються у вашій електронній трудовій книжці.
• “Повернуто на доопрацювання” — є зауваження, потрібно виправити помилки (опис причини вказується в кабінеті).

Якщо виявлені помилки або записів не вистачає, їх можна виправити: завантажте коректні документи повторно через той же кабінет, додайте пояснення у відповідному полі.

Після повторного завантаження документів дочекайтеся оновлення статусу заяви. Перевірте, чи всі виправлені записи з’явилися у вашій електронній трудовій книжці. Якщо система знову поверне документи на доопрацювання, уважно прочитайте причину і при потребі зверніться до контакт-центру Пенсійного фонду для уточнення деталей.

Як отримати підтвердження про оцифровану трудову книжку

Після успішного внесення всіх записів статус у кабінеті зміниться на “Прийнято”. Тепер у розділі “Відомості про трудову діяльність” з’явиться електронна версія вашої трудової книжки, яка має юридичну силу. За потреби її можна завантажити у форматі PDF та роздрукувати для пред’явлення за місцем вимоги. Для цього:

• Увійдіть у кабінет ПФУ під своїм КЕП або через BankID.
• Відкрийте вкладку “Електронна трудова книжка”.
• Обирайте кнопку “Завантажити” — отримайте файл, який містить усі внесені записи про стаж.

Документ підписується електронним підписом ПФУ, що підтверджує його автентичність.

Які можливі складнощі під час оцифрування трудової книжки

На практиці під час оцифрування можуть виникати такі проблеми:

• Нечіткі або неповні скани — система не прийме документи, якщо записи погано читаються.
• Відсутність КЕП або проблеми з авторизацією через BankID — у такому разі рекомендується звернутися до найближчого сервісного центру ПФУ.
• Відсутність деяких записів у трудовій книжці — потрібно додати архівні довідки або виписки з наказів підприємств.
• Розбіжності у ПІБ чи серії документів — необхідно завантажити додаткові документи, що підтверджують зміни особистих даних.
• Трудова книжка втрачена або зіпсована — оцифруванню підлягають інші документи, що підтверджують стаж (довідки, виписки, накази) — їх потрібно завантажити замість трудової.

Рекомендовано перед початком оцифрування перевірити всі свої паперові документи, зібрати архівні довідки за місцями роботи, особливо якщо підприємства ліквідовані або записи в трудовій не збігаються з реальним стажем.

Як виправити відсутність або невірність записів про стаж

Якщо в електронній трудовій книжці не відображається весь стаж або є помилки в датах чи формулюваннях, виконайте такі дії:

• Зберіть підтвердження стажу — архівні довідки, накази, копії особових карток, виписки з архівів.
• Відскануйте ці документи та завантажте їх у свій кабінет ПФУ.
• У заяві додайте пояснення щодо причин розбіжностей.
• Дочекайтеся перевірки та внесення змін — у разі потреби вас можуть запросити до сервісного центру для додаткового підтвердження.

У разі відмови у зарахуванні стажу можна подати письмову заяву повторно або звернутися до суду для підтвердження трудових відносин.

Які особливості оцифрування для різних категорій працівників

Деякі категорії громадян мають додаткові нюанси при оцифруванні трудових книжок:

• Державні службовці, військові, поліцейські — оцифруванню підлягають також довідки з особових справ, накази про проходження служби, посвідчення.
• Особи зі стажем у СРСР — записи до 1991 року підтверджуються як трудовою книжкою, так і архівними довідками; у разі відсутності книжки — звертайтеся до архіву за місцем останньої роботи.
• Працівники ліквідованих підприємств — підтвердження стажу здійснюється через архіви, фонди соціального страхування, місцеві органи влади.

Періоди роботи без офіційного оформлення не можуть бути враховані без рішення суду або додаткових документів, що підтверджують фактичне виконання трудових функцій.

Як оцифрувати трудову книжку пенсіонерам

Пенсіонерам, у яких вже оформлено пенсію, рекомендується оцифрувати трудову книжку для спрощення отримання довідок, перерахунку пенсії або підтвердження стажу у разі зміни законодавства. Для цього:

• Увійдіть у персональний кабінет ПФУ.
• Завантажте скани трудової книжки та інших документів про стаж, якщо є додаткові періоди або надбавки.
• Подайте електронну заяву — після обробки дані з’являться у електронній трудовій книжці.

Після цього всі довідки можна отримувати онлайн, без повторного звернення до органів ПФУ.

Як отримати довідку про трудовий стаж після оцифрування

Коли електронна трудова книжка сформована, довідку про стаж можна замовити у кілька кліків:

• Увійдіть у кабінет ПФУ.
• Виберіть розділ “Довідки” — “Довідка про трудовий стаж”.
• Задайте потрібний період — система автоматично сформує довідку з електронної трудової книжки.
• Завантажте файл із електронним підписом ПФУ, який має юридичну силу.

Довідку можна надати роботодавцю, у суд, соціальні органи чи для оформлення виплат.

Як оцифрувати трудову книжку, якщо ви працюєте за кордоном

Громадяни, які перебувають за кордоном, можуть пройти процедуру віддалено:

• Отримайте КЕП в одному з акредитованих центрів в Україні (можна оформити дистанційно через деякі банки).
• Підготуйте скан-копії документів за загальними вимогами.
• Завантажте їх до кабінету ПФУ, підпишіть електронною заявою.

Якщо потрібні додаткові архівні документи, звертайтеся до українських архівів через консульство або довірену особу в Україні.

Як діяти, якщо ви втратили трудову книжку

Втрата трудової книжки не є перешкодою для оцифрування стажу:

• Отримайте довідки з архівів, підприємств, де працювали, або з Фонду соціального страхування.
• Завантажте ці документи у кабінет ПФУ замість сканів трудової книжки.
• У заяві зазначте, що трудова книжка втрачена, і докладіть копію паспорта, ідентифікаційного коду.

Після перевірки дані про стаж будуть внесені в електронну трудову книжку.

Які терміни оцифрування трудової книжки

Стандартний термін розгляду заяви — 10 робочих днів, але за наявності помилок чи додаткових перевірок може тривати до 30 днів. Якщо за цей час статус не змінюється або виникають питання, звертайтеся до контакт-центру ПФУ або до сервісного центру за місцем проживання.

Як забезпечити безпеку та збереження електронної трудової книжки

Електронна трудова книжка зберігається на серверах Пенсійного фонду України і захищена згідно з чинним законодавством. Для надійної ідентифікації використовується КЕП або BankID. Не передавайте свої персональні дані чи електронний підпис третім особам, використовуйте лише офіційний портал ПФУ для роботи з документами.